El Tribunal Supremo reconoce la actividad que llevan a cabo empresas como MailCertificado, otorgando validez jurídica y eficacia a las comunicaciones que se hagan de forma electrónica entre el remitente y el destinatario.

Tercero de confianza​

Un tercero de confianza es aquél que actúa como un mediador neutral de confianza, el cual es imparcial y no toma parte entre el remitente y el destinatario en los envíos. MailCertificado actua de esta forma, y es en el artículo 25 de la Ley 34/2002 de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico donde se establece que un tercero podrá archivar las declaraciones de voluntad que integran los contratos electrónicos y comunicaciones, consignando la fecha y la hora en que han tenido lugar.
 

Desde MailCertificado almacenamos las comunicaciones que se producen entre las partes y las evidencias asociadas a las mismas, garantizando su integridad, inalterabilidad y confidencialidad gracias a los medios técnicos necesarios para ello.

Validez legal

La Ley de Enjuiciamiento Civil en su artículo 162 dicta que si las partes en un proceso y las oficinas judiciales están obligadas a a enviar y recibir por medios electrónicos sus actos de comunicación tendrán que hacerlo de tal forma que quede garantizada la autenticidad de la comunicación y de su contenido, quedando constancia fehaciente de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron, condiciones que cumplen nuestros servicios.

El Tribunal Supremo en un auto de 21 de marzo de 2013 admitió como prueba las comunicaciones electrónicas en las que se haya obtenido una efectiva notificación y requerimiento de forma telemática, con los certificados electrónicos que acrediten la práctica de ello y hayan sido emitidos por un prestador de servicios de certificación.

Nuestras funcionalidades a nivel técnico permiten que se generen evidencias suficientes para ser aportadas durante un juicio.

Depósito notarial de las comunicaciones

Instantáneamente depositamos ante notario, no solo las comunicaciones emitidas a través de nuestra plataforma, sino todos pasos que las mismas siguen, así como su resultado final. Este sistema dota de solidez legal a todo el proceso, pues se refuerza con la presunción de veracidad que la ley otorga a los notarios, otorgándoles la fe pública notarial como indica el artículo 1 del Reglamento del Notariado, así como la Ley del Notariado en su artículo 17 bis que extiende esta cualidad a los documentos públicos autorizados por Notario en soporte electrónico.

Para mayor seguridad, todo el sistema de almacenamiento notarial es completamente autónomo e independiente del resto de nuestra plataforma; siendo el notario el único que puede acceder desde su propia notaria. El sistema de depósito notarial dispone de un protocolo avanzado para
garantizar que toda la información almacenada en los servidores de las notarías no pueda ser alterada en ningún caso.

Además, este sistema da la posibilidad de generar un acta notarial que acredite la realidad de las comunicaciones realizadas a través de nuestra plataforma, reforzando el valor probatorio de la solución al permitir la aportación a un potencial proceso judicial de un documento público de difícil impugnación por la parte contraria.
Nuestro sistema garantiza la no alteración de las comunicaciones almacenadas.

Seguro

Garantizamos la integridad de las comunicaciones y contratos poniendo los medios técnicos necesarios para asegurar la inalterabilidad y confidencialidad de las comunicaciones y sus evidencias.

Durante 5 años prorrogables tendrá toda esta información depositada en nuestros servidores y en los de nuestros notarios tal y como estipula la normativa actual.

Confiable

MailCertificado lleva operando en el mercado desde 2009 con miles de contratos y comunicaciones gestionados sin incidencias. Nuestra empresa basa su estrategia en crear productos de alta calidad y muy confiables que cumplan con todos los requisitos legales y aporten a nuestros clientes las evidencias suficientes que podrían llegar a necesitar en un proceso judicial.

Baker & McKenzie ha emitido un dictamen jurídico bastanteando los servicios de nuestra empresa. En sus conclusiones dice:

«Las funcionalidades que a nivel técnico incorporan los servicios de MailCertificado permiten la generación de evidencias suficientes, susceptibles de ser aportadas en juicio y que, de acuerdo con la jurisprudencia analizada y la legislación aplicable tendrán valor probatorio.»

«Las garantías aportadas por la plataforma de MailCertificado son similares y, en algunos casos superiores, a las ofrecidas por sistemas oficiales de notificación como el Burofax o el servicio de Carta Digital.»

Recomendaciones legales

  • Identifique correctamente a sus clientes al principio de la relación comercial: cuando establezca una relación comercial, abra una ficha completa que incluya el número de identificación fiscal, una dirección de correo electrónico, un fax y un número de teléfono móvil.
  • Contemple en sus contratos las direcciones postales, dirección de correo electrónico, número de fax y número de teléfono móvil de sus clientes: en los contratos suele haber una cláusula en la que las partes establecen la dirección y la forma en la que deben comunicarse recíprocamente. Este punto es muy importante de cara a justificar en caso necesario que la comunicación se realizó por los medios que nos facilitó la otra parte del contrato.
  • Para mayor seguridad le recomendamos la inclusión de la siguiente cláusula en sus contratos:

“COMUNICACIONES ENTRE LAS PARTES. Las notificaciones realizadas por las partes firmantes de este documento se realizarán a las direcciones, faxes, correo electrónico y teléfonos móviles recogidas en este contrato, surtiendo plenos efectos siempre y cuando las mismas se realicen por conducto fehaciente. Ambas partes aceptan de forma expresa el uso de cualquier servicio ofrecido por un tercero de confianza, además de las formas existentes de comunicación fehaciente.

Con el objeto de facilitar las continuidad en las comunicaciones entre los firmantes de este contrato, las partes se comprometen a mantener los números de teléfono móvil, fax, dirección de correo electrónico y dirección postal reflejados en el exponendo de este documento y a notificar en el plazo de 30 días por conducto fehaciente a la otra parte cualquier cambio en los mismos en el caso de que este se efectuara.

Las partes firmantes aceptan de forma expresa que será causa de resolución inmediata de este contrato el incumplimiento del párrafo anterior, pudiendo solicitar dicha resolución la parte que habiendo cumplido sus obligaciones de mantener informada a la otra parte de las direcciones en activo: dirección postal, dirección de correo electrónico, número de fax y número de teléfono móvil, se vea ante la imposibilidad de notificar a la otra parte por haber variado esta cualesquiera de las siguientes: la dirección postal, dirección de correo electrónico, número de fax y número de teléfono móvil.”

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