Ventajas de la firma digital de contratos laborales y su validez legal

Desde hace unos años el número de departamentos de recursos humanos que ha pasado a utilizar soluciones como la firma digital de contratos laborales y las comunicaciones digitales certificadas se ha incrementado exponencialmente. La entrada en vigor del Reglamento Europeo 910/2014 y las grandes ventajas de las nuevas tecnologías para la firma digital han sido los principales impulsores de esta tendencia.

Ventajas del uso de la firma digital de contratos laborales en los departamentos de recursos humanos

Todo proceso de digitalización viene acompañado de importantes ventajas, pero estas son especialmente visibles en departamentos como el de recursos humanos, acostumbrados a grandes cargas de papel y documentación. A continuación, vamos a enumerar algunas de ellas:

  • Mejora de la productividad

El uso de la firma digital permite la automatización de numerosos procesos manuales, reduciendo de esta forma tareas administrativas y manuales que consumen mucho tiempo con el coste empresarial que esto supone.

El tiempo medio para la firma de un contrato laboral es de menos de 1 minuto con Mailcertificado, mientras que el proceso tradicional va desde un par de días para la gestión completa del proceso hasta semanas si hay que recurrir al envío postal de la documentación.

El problema es especialmente grave en empresas conalta rotación y gran dispersión geográfica, las cuales, gracias al seguimiento online que se puede hacer del proceso de contratación ahorran grandes cantidades de tiempo.

  • Seguridad

Gracias a un proceso totalmente digital, se obtienen grandes ventajas en cuanto a la seguridad de la documentación, debido a que el acceso a esta queda restringido a las personas autorizadas y se reducen las opciones de pérdida y posible error humano a lo largo de toda la cadena. Además, nuestro servicios de firma cuenta con un depósito notarial que deja constancia de todo el proceso, incluyendo documentación, textos, firmas y los estados que se generan.

  • Mejora de la experiencia de los empleados

La agilidad del proceso digital se traslada también a los trabajadores, ya que estos reciben en su correo electrónico toda la documentación, lo que les permite examinarla con calma, descargarla y firmarla en el momento en el que decidan sin necesidad de desplazamientos.

  • Sostenibilidad y medioambiente

Todo este proceso permite una drástica reducción del papel utilizado, reduciendo el impacto en el medio ambiente y colaborando con la sostenibilidad, además de reducir los espacios de almacenamiento en las oficinas.

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La firma digital de contratos laborales, cada vez más asentada en nuestras empresas está haciendo desaparecer este tradicional gesto.

Validez legal del uso de la firma digital de contratos laborales

En el mundo del derecho, existen infinidad de tipos de contratos, todos ellos con sus particularidades y similitudes entre si, donde cada uno de ellos está regido por una legislación concreta.

El contrato laboral debemos de entenderlo como un acuerdo o común entendimiento entre un empresario o empleador y una persona física, mediante el cual este último se obliga a aportar un servicio o prestación a cambio de un salario.

En España, la norma que regula tales relaciones laborales es el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.

Analizándolo podemos conocer los elementos, la eficacia y los contenidos que deben imperar en los contratos laborales para que estos sean válidos a todos los efectos, llegando a la conclusión de que carece de mención alguna a la hora de determinar la posibilidad de que el formato de dicho contrato laboral escrito sea un formato digital, ni tampoco hace mención a que la firma que debe imperar en el contrato como prueba de la voluntad recíproca entre ambas partes deba ajustarse a un formato concreto, por lo que no se prohíbe el uso del formato digital, ni se prohíbe tampoco la firma del contrato laboral por medios digitales.

La transformacion digital en recursos humanos va más allá de la firma digital de contratos

Gracias a las nuevas tecnologías los departamentos de recursos humanos están mejorando cada día más su productividad, lo que les permite ser más eficientes y enfocar sus esfuerzos en tareas no administrativas, pero no es únicamente gracias a la firma digital.

Otros servicios digitales como son las comunicaciones certificadas por correo electrónico, sms certificado o burofax postal permiten realizar las comunicaciones habituales (comunicación de partes de baja, solicitudes especiales, modificaciones contractuales, consentimientos RGPD, etc) de forma fehaciente, dejando constancia de todo lo relacionado a la comunicación ante notario.

Si tiene dudas sobre cómo funciona nuestra solución de firma digital de contratos para departamentos de recursos humanos o sobre cómo incorporar este tipo de procesos en tu empresa no dudes en contactar con nosotros.

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