El correo electrónico certificado como prueba legal en procesos judiciales

Hoy en día el correo electrónico es uno de lo medios de comunicación más usados. Cuando se diseñó este sistema no se implementó un sistema para garantizar la inalterabilidad del contenido de los correos, si bien es cierto que posteriormente se añadieron sistemas como s-mime o PGP que permiten garantizar la inalterabilidad del contenido.

El uso de sistemas de firma electrónica y cifrado en el correo electrónico no garantiza que el emisor de la comunicación pueda conocer si esta ha sido o no abierta por el destinatario. Si bien es cierto que, a lo largo del tiempo, se han desarrollado técnicas para detectar si un correo se ha abierto o no, estas no son eficaces pues la inmensa mayoría de los sistemas de correo electrónico las bloquean para preservar la intimidad del receptor del mensaje. De no ser así, fácilmente se podrían obtener sin nuestro consentimiento datos sobre: nuestra ubicación, sistema operativo, programa de correo que usamos, hábitos de uso de nuestro correo, etc.

Dadas las medidas de control que los servidores y programas de correo establecen hoy en día es complejo, por no decir imposible, que el emisor de una comunicación determine de forma cierta que un correo ha llegado a su destino y ha sido leído por el receptor, sin que este realice alguna acción. Tal acción puede ser simplemente que el receptor permita la visualización de imágenes incluidas en el correo y que se cargan desde un servidor externo.

Hoy en día los servidores, para evitar el correo no deseado, establecen medidas de eliminación automática de correo basura, esto implica que no necesariamente todo correo que enviemos llegará a la bandeja de entrada del destinatario, aun cuando la transmisión del mismo se haya producido sin problemas. Este hecho hace que ante una situación de litigio sea relativamente sencillo alegar la no recepción de una determinada comunicación, sin que exista un método sencillo de demostrar lo contrario. Habría que acudir a los ficheros de registro de los servidores de destino y comprobar las trazas que hay en ellos pero, como el lector podrá imaginar, si se trata de servidores de gran tráfico esta tarea puede ser muy compleja y costosa.

¿Se podría usar un correo como prueba en un juicio?

Por supuesto que si se puede, estos en todo caso se considerarán como documentos privados y será el juez quien los valore usando el criterio de sana crítica para valorar la autenticidad de los mismos, según se establece en la Ley de Enjuiciamiento Civil. 

El principal inconveniente es que este tipo de pruebas son muy fácilmente impugnables por un perito cualificado


¿Existe alguna forma de usar el correo como prueba irrefutable en un juicio?

Desde hace tiempo existen productos en el mercado, como MailCertificado, que permiten salvar todas estas barreras y hacer del correo electrónico una herramienta sencilla para el envío de comunicaciones certificadas. Estas herramientas permiten conocer el momento en el que el receptor accede a la comunicación y registran de manera inalterable el contenido de la misma. La mayor parte de ellas están basadas en la figura de un tercero de confianza. Adicionalmente algunas soluciones como MailCertificado, añaden la figura del notario, como depositario de las comunicaciones. De esta manera se asegura que en caso de que existiera alguna eventualidad que comprometiera la integridad de los datos almacenados en el tercero de confianza, este podría detectarla y subsanarla a partir de los datos almacenados y custodiados por el notario.

El tercero de confianza no sólo tiene por misión el almacenamiento de la información y de las evidencias asociadas a la misma. Además puede emitir un certificado de contenido y apertura de la comunicación que tendrá validez como prueba en actos jurídicos.

El uso del correo electrónico certificado le aporta seguridad jurídica, eficacia y un notable ahorro de costes y tiempo.

¿Qué recoge el certificado emitido por el tercero de confianza?

Como ya hemos comentado anteriormente, los terceros de confianza deben recoger y almacenar todos los datos asociados a una comunicación. Estos datos incluyen la identidad del remitente, la dirección a la que se envía la comunicación, el contenido de la misma incluyendo los ficheros adjuntos si los hubiere, la fecha de envío, la fecha de recepción por parte del servidor de destino de la comunicación y la fecha y hora de acceso a la misma por parte del destinatario.

Empresas como MailCertificado custodian estos datos y emiten un certificado válido legalmente con todos los datos mencionados.

La automatización de procesos, otra de las grandes ventajas

Los sistemas de notificación electrónica de MailCertificado permiten su integración sencilla con otros sistemas de gestión lo que abre un mundo de posibilidades para la automatización de procesos de notificación electrónica certificada.

El ahorro de costes y tiempo, el aumento de la fiabilidad y la trazabilidad, así como la disminución de la complejidad de determinados procesos es notable.

Una vez integrados los sistemas se pueden emitir comunicaciones de forma automatizada, recibir los cambios de estado de las mismas y tomar decisiones automáticas en base a los datos recibidos. Esto abre un mundo de posibilidades para simplificar y hacer eficientes procesos que hasta ahora eran complejos.

Resumiendo

El correo electrónico es un medio de prueba bastante debil y su validez queda en manos del criterio del juez.

El correo electrónico certificado como el de MailCertificado aporta las garantías suficientes para ser usado por aseguradoras, banca, compañías de servicios y particulares, en un juicio sin posibilidad de impugnación.

La posibilidad de integrarse con sistemas de gestión de la información facilita la toma de decisiones automatizada, permitiendo un considerable ahorro de tiempo y dinero a la vez que se reduce la posibilidad de error.



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