La identificación digital en la administración pública: ¿cómo nos identificamos electrónicamente?

La identificación digital en la administración pública

El mundo ha avanzado a pasos agigantados en los últimos años, y sobre todo, ha evolucionado hacia la digitalización completa de muchos procesos. La pandemia de Covid-19, el fomento del teletrabajo y las nuevas tecnologías han aupado el concepto de identificación digital, pero muchos todavía no conocéis qué es y qué implica. 

En este artículo vamos a repasar cómo funciona la identificación digital en la administración pública, tanto a nivel usuario como a nivel estructural. Porque nosotros, como ciudadanos, hemos de identificarnos correctamente en los servicios de la administración, pero ésta también utiliza mecanismos para identificarse de forma electrónica y autenticar los documentos electrónicos que produce.

¿Qué es la identificación digital?

Hasta no hace muchos años, para identificarse ante una administración pública, se necesitaba acudir presencialmente a un establecimiento autorizado (habitualmente el local en el que esa administración presta sus servicios), entregar el DNI y compararlo con el rostro. La identificación digital en la administración pública ha cambiado por completo este engorroso proceso.

La identificación digital es un conjunto de procedimientos digitales que, mediante un sistema informático desarrollado, es capaz de verificar la identidad de una persona a través de él. Si bien nació con la llegada de internet a nuestras vidas y el establecimiento de un proceso de identificación a los usuarios que operan a través de él, no ha llegado al sistema público hasta hace bien poco.

La identificación digital en la administración pública.

En MailCertificado somos expertos en comunicaciones certificadas y contratos online con plena validez legal. Somos contactados por empresas privadas que están iniciando el proceso hacia la transición digital, pero nos gusta analizar cómo funciona la identificación digital en la administración pública para aprender, descubrir errores y poder ponerles arreglo en nuestro trabajo diario.

Como ocurre en todo lo relacionado con lo público, la identificación digital en la administración pública también está regulada por la normativa. En concreto, podemos encontrar los mecanismos de la identificación digital en la administración pública en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

La identificación de los ciudadanos.

Primero analizaremos cómo se identifican los ciudadanos en sus relaciones con la administración pública. Según la citada Ley 11/2007, estos pueden utilizar algunos de los siguientes sistemas:

  • El DNI Electrónico. Es el documento que acredita física y digitalmente la identidad personal de su titular. Permite la firma electrónica de documentos y otorga la posibilidad a su portador de utilizar la identidad electrónica en cuántos servicios digitales estén disponibles. Claramente en desuso en beneficio del certificado electrónico.
  • Sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los que se basan en certificado electrónico reconocido. Eso sí, cada Administración Pública puede decidir qué certificados electrónicos admite en sus procedimientos y actuaciones.
  • Claves concertadas en un registro previo o la aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos siempre que la Administración justifique su uso.

La identificación en las administraciones públicas por parte de los ciudadanos se realiza, casi en cualquier proceso y por mayoría, por el certificado electrónico. Aunque el proceso para pedirlo es engorroso, es el método más sencillo.

La identificación de las administraciones públicas.

En el caso de la identificación en las administraciones públicas para identificarse electrónicamente empleados y autenticar los documentos electrónicos que produce, hay varios mecanismos:

  • Identificación de las sedes electrónicas, que no son más que la dirección electrónica cuyo titular es una Administración Pública; el usuario puede acceder mediante redes de telecomunicaciones. Para mantener su integridad, certificados de dispositivo seguro (de los que se han derivado los certificados de sede).
  • Identificación mediante sello electrónico: basado en el certificado electrónico.
  • Código Seguro de Verificación o CSV: es un código estampado en el documento impreso que permite verificar su autenticidad e integridad comparándolo con el documento electrónico original en su sede electrónica. Se pueden generar en papel gracias a él ‘copias auténticas’.
  • Identificación del Empleado Público a través del DNI o de cualquiera de los sistemas de firma electrónica proporcionados por la Administración Pública de la que depende el empleado, y que identifica conjuntamente al titular y a la Administración.

MailCertificado y qué aprender de la identificación digital en la administración pública.

Si bien en MailCertificado trabajamos con empresas privadas, es interesante analizar el papel de la identificación digital en la administración pública por un motivo: el sector público español continúa anclado en métodos de identidad digital propios del pasado. Con la pandemia, el teletrabajo y las nuevas tecnologías, se requiere de un avance que ya se está viviendo en el sector privado

La identidad digital es el proceso mediante el cual se agiliza el trámite para dar testimonio de que una persona es ella. Por ejemplo, si eres autónomo, puedes presentar de forma telemática todos tus modelos tributarios sin la necesidad de acudir a la oficina utilizando un certificado electrónico. Esto es un avance, y aún así, la tecnología no ha dado el paso que se precisa para hacerla amigable al usuario.

La identificación digital en la administración pública debe de actualizarse a los tiempos que corren para hacer más fácil su acceso a los ciudadanos, y para optimizar el trabajo de los empleados públicos. Hay procesos que requieren aún de muchísimo tiempo para su finalización, y esto se haría con sistemas de identificación digital más optimizados.

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