La importancia de la firma electrónica y las comunicaciones certificadas en el sector energético

Sector energético

La digitalización es el nuevo reto al que se enfrentan miles de empresas en España, en una época en la que la crisis sanitaria ha empujado a todos a utilizar más la tecnología y mucho menos la presencialidad. En este contexto entra la firma electrónica y las comunicaciones certificadas, dos conceptos que están en boca de todos, pero que pocos saben definir.

En MailCertificado tenemos una enorme experiencia digital, y podemos ayudarte a transformar tu negocio a través de un proceso rápido y sencillo de la mano de los mejores profesionales del sector. Ahora bien, si perteneces al sector energético, es probable que requieras algunas necesidades especiales para que tu trasvase a la digitalización se haga con todas las garantías. 

Atento a este artículo en el que haremos un breve repaso al auge del sector energético, a los conceptos que más te interesan del mundo digital (firma electrónica y comunicaciones certificadas), y finalmente, enumeraremos algunas de las situaciones en la que cualquier empresa del ámbito de la energía precisa utilizar estas herramientas para establecer una relación entre dos o más partes.

El sector energético, en auge.

Los datos de 2020 convirtieron al sector energético en la esperanza de España en cuanto al crecimiento económico; un año muy complicado por la pandemia, pero que pasará a la historia como el del cierre de las centrales térmicas y del furor por el hidrógeno.

Pero no solo en España se está viviendo este cambio: la energía solar, por ejemplo, no para de crecer en China, Estados unidos o Japón (suman el 50% de la potencia acumulada en todo el mundo); la energía eólica, según un informe de Deloitte, crece a un ritmo interanual superior al 10% desde 1997; y el hidrógeno es la gran salvación de Europa.

Pero aún hay muchas empresas de este sector energético que no se han adaptado correctamente a la digitalización y no han incluido sistemas de firma electrónica o comunicaciones certificadas tanto para entablar contacto con sus clientes como con sus trabajadores. ¿Necesitas ayuda? Confía en MailCertificado; nuestra experiencia nos avala.

 

¿Qué es la firma electrónica? ¿Qué son las comunicaciones certificadas?

Firma digital departamento de ventas

La firma electrónica nos permite aceptar contratos sin necesidad de ningún tipo de certificado electrónico ni dispositivos específicos, y lo más importante: tiene plena validez legal. Entre sus características destacamos:

  • Certificación de contenido, envío, lectura y firma.
  • Multifirma, varios firmantes y opción de firma ordenada.
  • Múltiples recordatorios de lectura y firma.
  • Diferentes métodos de personalización.
  • Distintos métodos de presentación o envío (correo, web, sms, tablet…).
  • Varios métodos de firma.
  • Posibilidad de identificación previa al acceso a la comunicación.
  • Copia de la documentación firmada para ambas partes.
  • Depósito notarial de 5 años ampliable.
  • Opción de solicitar documentación previa a la firma.

Desde MailCertificado aconsejaremos a tu empresa del sector energético cuál es el método de firma electrónica más popular: la simple, avanzada por OTP o avanzada por biometría

La certificación electrónica no es más que el ámbito en el que trabajamos: una forma de dar testimonio de que aceptamos una notificación o un contrato, con plena validez legal y con el compromiso que ello conlleva. Gracias a esto, ofrecemos el envío de comunicaciones certificadas por medios físicos (burofax postal) o electrónicos (correo electrónico, sms, fax, etc) que generan documentos probatorios gracias a la certificación del contenido enviado y los estados de envío y lectura que se generan, contando con el apoyo de la última tecnología y de un depósito notarial de 5 años renovable.

¿En qué situaciones se necesita la firma electrónica o las comunicaciones certificadas en el sector energético?

Ahora bien, si aún tienes dudas de por qué necesitas implantar la firma electrónica o cualquier otro sistema de comunicaciones certificadas en tu empresa del sector energético, te ofrecemos aquí algunas situaciones cotidianas que vivirás y que te convencerán seguro de contactar con nosotros:

    • Un cierre de ventas más rápido, sencillo y seguro: gracias a la inmediatez que permite firmar de forma electrónica un contrato o un mandato SEPA de domiciliación el proceso de ventas se puede reducir a minutos cuando antes, debido a la necesidad de enviarlo físicamente, se podría alargar durante días o semanas. Con estos métodos podrá cerrar la venta incluso durante su conversación con el cliente ya que el envío es inmediato y la firma por su parte totalmente intuitiva, asegurando de esta manera la venta y dejando constancia legal de todo el proceso gracias a nuestro sistema de certificación.
    • Comunicaciones con valor probatorio: debido a la naturaleza de los servicios ofrecidos por el sector energético, en muchas ocasiones es de vital importancia dejar constancia de la información comunicada a los clientes, como en los casos del corte del servicio, las modificaciones contractuales o las revisiones de facturas. Para ello, el uso de servicios de envío instantáneo como el correo electrónico certificado o el sms certificado son lo más eficientes en estos casos.
    • Desaprovechar los espacios: en una gran empresa energética es posible que exista un archivo con todos los contratos que los clientes o proveedores han remitido a lo largo de los últimos años. Cajas, armarios, archivadores… Salas desaprovechadas ahora que ha llegado la digitalización. Con el sistema de firma electrónica, es posible que ambas partes confirmen su aceptación sin necesidad de enviar cartas ni tener que guardarlas físicamente, porque para algo existe la nube.
    • Comunicación internas: es habitual que los empleados de una empresa de energía solar, por poner un ejemplo, se muevan y no vivan en el mismo lugar de trabajo. Algunos sí estarán en la oficina, pero otros comercializarán sus productos, se encargarán de supervisar las obras de instalación de placas fotovoltaicas… Imagina que tienes que cambiar las condiciones contractuales de una de estas personas, ¿le envías una carta y esperas a que la acepte mediante el correo certificado? ¿O utilizas un sistema de firma electrónica y se la envías por el software de gestión para empresas y soluciones que poseas?. Como este ejemplo son otras muchas situaciones que requieren de una comunicación certificada que deje constancia de lo comunicado como pueden ser los preavisos a empleados, comunicación de modificaciones de turnos u horarios, grabaciones mediante cámaras, penalizaciones, despidos y un largo etcétera.
    • Se reducen los errores humanos: a veces, los documentos pueden perderse y acabar suponiendo un problema enorme para la empresa. Pese a contar con duplicados, si un contrato muy importante entre dos clientes desaparece, la empresa del sector energético afectada se puede quedar en muy mal lugar. Por ello, la digitalización y el correcto almacenamiento en la nube (con encriptación y otros métodos de seguridad) ayudan a tener un mejor control de tus datos y reduce las posibilidades de fallo humano. Apuesta por la firma electrónica y las comunicaciones certificadas para curarte en espanto.

En un mundo en el que las energías renovables están a la orden del día, y cada vez son más las personas que trabajan en el sector energético, la digitalización es un proceso esencial a la hora de evolucionar al futuro. Y no se puede dar el salto hacia lo digital sin implantar un buen sistema de firma electrónica y de comunicaciones certificadas

 

MailCertificado acerca su experiencia digital al sector energético

Desde MailCertificado te animamos a dar el salto a la digitalización de la mano con nosotros; nuestros trabajadores te aconsejarán todos los cambios que debas hacer para implantar la firma electrónica y las comunicaciones certificadas en el seno de tu empresa del sector energético. No tengas miedo: la tecnología ha avanzado, y es hora de ponerse a su altura.

 

Ir arriba
Logotipo de Mailcertificado

¡Mailcertificado cambia de nombre!

Mailcertificado no para de implementar mejoras, pero…

¿por qué cambiar solo el interior?

¡Durante los próximos meses iremos migrando a codicert.io!