¿Cómo benefician a tu empresa los documentos digitales?

documentos digitales

Los documentos, tanto escritos como digitales, son una parte esencial del funcionamiento de una empresa. El flujo comercial de una empresa depende en gran medida de estos documentos y, sin ellos, realizar tareas sencillas se convertiría en un gran desafío.

La transformación digital en la que estamos inmersos en los últimos años ha favorecido el crecimiento exponencial de los documentos digitales, dejando atrás los montones de papel con documentos de los que había que hacerse cargo de manera manual y que, a veces, se convertían en una ardua tarea para quién tenía que hacerse cargo de ellos.

La aparición de los documentos digitales ha ayudado no solo a aumentar la eficiencia de las empresas si no a crear estrategias y funcionalidades basados en ellos. En este nuevo artículo queremos ayudarte a apreciar las grandes ventajas y beneficios que aportan los documentos digitales a tu empresa y cómo la ayudan.

¡Adelante con el artículo!

Reducción de espacios y cultura paperless

Los costes de las propiedades y los espacios comerciales son, por desgracia, sumamente elevados en nuestro país y, además, están creciendo. Un sistema de gestión de documentos digitales ayuda a ahorrar un considerable espacio que anteriormente ocupaban archivadores, cajas, armarios…etc. Aunque no queremos mentiros, hay determinados documentos cuya confidencialidad y privacidad hacen que sean necesarios en formato papel pero, por regla general, la gran mayoría de documentos que antes se almacenaban pueden ser digitalizados.

Otra de las ventajas, sobre la que ya os hablamos en este artículo, es formar parte de la cultura del paperless, cuyo objetivo es minimizar el consumo de papel de las empresas y, en consecuencia, minimizar el impacto medioambiental de las mismas.

Mejora la seguridad

La protección de los documentos valiosos de una empresa es fundamental para alcanzar el éxito en todas sus acciones. Un sistema organizativo que prioriza los documentos digitales a los físicos dota a cualquier tipo de operación de una seguridad extra dando la posibilidad de ver en todo momento quién ha accedido a ellos, a qué hora, desde qué dispositivo…etc.

Los documentos digitales son fácilmente rastreables haciendo posible que se encuentren controlados en todo momento. ¿A qué esperas para dar el salto a los documentos digitales?

Apartado legal

Con los documentos digitales, se reduce considerablemente el riesgo de incumplimiento por cualquiera de las partes que se vean envueltas en una operación. Es decir, con la obtención de este tipo de documentos se proporciona una mayor organización de la información reduciendo la posibilidad de incumplimiento legal.

Si, además, añadimos servicios de firmas digitales y comunicaciones certificadas como los que proveemos en Mailcertificado, la seguridad en el apartado legal alcanza su nivel más óptimo.

Aumento de la eficiencia y reducción de costos

La búsqueda, localización y recuperación de documentos en formato físico requiere muchísimo tiempo si tenemos en cuenta la inmediatez que ofrecen los documentos digitales. El empleado de oficina estándar puede pasar alrededor de un 30% del tiempo de su jornada envuelto en tareas inherentes al formato impreso.

Dicho esto, es evidente que los costos de gestión de documentos son enormes. Estos gastos son una carga para el presupuesto general, lo que obstaculiza la productividad y el crecimiento empresarial.

Satisfacción del cliente e imagen de marca

Pasar de ser una oficina algo más “prehistórica” a unirte a la transformación digital que está moviendo el mundo en los últimos años no solo hace que la percepción de tu empresa por parte de tus clientes mejore, si no que genera una satisfacción del cliente mucho mayor que los tediosos y aparatosos procesos que se realizan de manera física.

Reducción de errores humanos

La entrada manual de datos suele estar plagada de errores humanos que cuestan tiempo y dinero. Confiar en los documentos digitales conlleva no solo una mejoría para los resultados de la empresa, sino también una mejora en la confianza del empleado a la hora de afrontar su trabajo al reducir de una manera tan drástica los errores que puede llegar a cometer.

No decimos que los errores humanos vayan a desaparecer pero, además de reducirse, son más localizables y fáciles de reconocer una vez que se han producido al tener todo el flujo de información y de documentos en un mismo lugar.

La firma digital y los documentos digitales: siempre de la mano

Como ya os comentamos más arriba, si además de basar tu estrategia en los documentos digitales y en la digitalización de todos los procesos que conlleva, instauras en tu empresa un sistema de firmas digitales y comunicaciones certificadas como los que ofrecemos en Mailcertificado, tu empresa crecerá.

Imagina que, además de tener casi todo el contenido y la información de tu empresa a un solo clic, puedas enviar, por ejemplo, un contrato para firmarlo digitalmente y tenerlo casi al instante en tu ordenador. Las posibilidades que puedes obtener con la unión de los documentos digitales y los servicios de firma electrónica y comunicaciones certificadas son infinitos, todo depende del uso que le des en tu empresa y cómo quiera enfocar tu estrategia.

A continuación, te mostramos algunos de los servicios de Mailcertificado más utilizados por las empresas que confían en nosotros:

  • Firma electrónica de contratos.
  • Firma electrónica de mandatos SEPA.
  • Firma electrónica de consentimientos.
  • Contratos SMS.
  • Notificación y correo electrónico certificado.
  • Burofax Postal.
  • SMS certificado.
  • Fax certificado.

Esperamos que os haya servido de ayuda este artículo que si todavía no confías en los documentos digitales para tu empresa, te impulse a hacerlo.

¡Nos leemos en la siguiente entrada de nuestro blog!

 

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