¿Cómo elegir a tu proveedor de firma electrónica?

Proveedor de firma electrónica

El futuro ya está aquí. El mundo se ha transformado y la paulatina adaptación de las empresas al basto entorno digital que nos rodea se ha convertido ya en una realidad. Procesos como la implantación de una solución de firma electrónica y comunicaciones certificadas son, hoy día, una necesidad más que un lujo. Prueba de ello es la cada vez más concurrida competencia en este sector que, a veces, confunde y abruma al cliente que se encuentra eligiendo a su futuro proveedor de firma electrónica.

Por ello, en este nuevo artículo de nuestro blog, queremos responder a una pregunta común entre nuestros clientes; ¿qué se debe tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de firma electrónica?

Puntos esenciales a tener en cuenta a la hora de elegir a tu proveedor de firma electrónica

Obviamente, cada empresa es un universo único y, dependiendo de sus necesidades, optará por una solución u otra. Para nosotros, como proveedor de firma electrónica durante más de 10 años, hay unos puntos esenciales a cumplir para que una solución de firma electrónica sea completa, eficaz y ayude a agilizar los procesos de tu empresa:

1. Ha de adaptarse a tu empresa.

La elección de un proveedor de firma electrónica es una decisión crucial para la escalabilidad de tu empresa. Por ello, la empresa elegida ha de adaptarse plenamente a tus necesidades. No vale que tú, como cliente, acabes adaptándote a ellos.

Además, se ha de intentar buscar una plataforma de firma electrónica que pueda personalizarse con la interfaz de tu empresa ya que esto cuidará el branding de la misma y permitirá cuidar al detalle su diseño.

Para ello es muy importante que las opciones de integración sean máximas, sencillas de utilizar y que cuenten con el respaldo de un equipo técnico capaz de solventar todas las dudas y aportar su experiencia con otros clientes y casos similares.

 

2. Cuidado con los precios lowcost.

Nuestra recomendación es que busques la empresa ideal teniendo en cuenta la relación calidad-precio pero que no sea el factor principal por el que te decantes por una u otra oferta.

El proceso de firmado lleva consigo muchos procesos y tecnología por detrás para poder aportar el valor legal necesario. Esto supone coste de hardware, software, infraestructura y personal, el cual también es necesario para poder atender y solucionar las incidencias que se plantean por el camino.

Adicionalmente, la empresa debe de estar auditada y almacenar por ley la información durante un mínimo de 5 años, por lo que al menos debe de subsistir ese periodo de tiempo con sus correspondientes gastos.

 

3. Facilidad de uso y experiencia óptima.

Una de las prioridades que destacamos a la hora de elegir a un proveedor de firma electrónica es que sus servicios sean lo más sencillos posibles y que a la hora de enviar una comunicación certificada no se encuentren puntos flacos en su interfaz que acaben por convertirla en una experiencia engorrosa y la alejen de una satisfacción adecuada del cliente.

Lo anterior no debe depender de la experiencia que el usuario tenga a sus espaldas en este tipo de herramientas, más bien, cualquier usuario sea cual sea su experiencia debería poder usarlo sin la necesidad de recibir ayuda.

 

4. Depósito notarial.

Un depósito notarial debe realizarse como medida preventiva de cara a futuros conflictos o reclamaciones, siendo una garantía extra para aumentar la seguridad de cada uno de los procesos realizados a través de un proveedor de firma electrónica.

En Mailcertificado depositamos instantáneamente ante notarios, no solo las comunicaciones emitidas a través de nuestra plataforma, sino todos los pasos que las mismas siguen, así como su resultado final.

Si quieres saber más acerca de nuestro apartado legal y sobre el depósito notarial, visita esta sección de nuestra web.

 

5. Integración con tus servicios y realización de envíos masivos.

Es esencial que la plataforma que contrates sea fácilmente integrable con tu empresa y que no haya complicaciones en este aspecto.

Además, a veces deberás hacer envíos y firmas masivas que te ahorren tiempo y trabajo. Tu proveedor de firma electrónica debería de contar con esta utilidad y tú has de tenerla en cuenta a la hora de elegirlo.

 

6. Responsive y facilmente aplicable.

Diseño responsive

Tal y como comentábamos al comienzo del artículo, los tiempos han cambiado y el futuro ya está aquí. Hoy día cualquier proceso digital ha de poder hacerse desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo. De nada sirve un proveedor de firmas electrónicas si la firma de los documentos no puede realizarse de manera fácil a través de cualquier dispositivo electrónico.

Además, ha de ser fácilmente aplicable; no siendo necesario bajo ningún concepto la necesidad de descargar ni instalar ningún tipo de software o aplicación. Es esencial que todo se realice a través de la nube, sin la necesidad de consumir recursos propios.

 

7. Automatización.

Un proveedor de firma electrónica no solo ha de facilitar el día a día tanto de tu empresa como de tus clientes si no que ha de ayudarte a automatizar procesos para aumentar la eficiencia y la agilidad de tu trabajo.

Esto no solo repercute en una buena valoración y una satisfacción mayor por parte de tus clientes, sino que vuelve más eficiente a tus empleados, lo cual acaba desembocando en un aumento de la productividad y la eliminación del posible error humano.

 

Esperamos que este artículo haya sido de tu interés y que, sobre todo, te haya ayudado a aclararte. En Mailcertificado llevamos proveyendo servicios de Firmas Digitales y comunicaciones certificadas media vida, te invitamos y te animamos a decantarte por nosotros. Déjanos tu contacto y te informaremos sin ningún tipo de compromiso.

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