Depósito y custodia certificada de documentación: todo sobre nuestro nuevo servicio

depósito certificado de documentación

Hay determinados documentos existentes en toda empresa que tienen una importancia y relevancia mayor y cuyo almacenamiento es más sensible al del resto de archivos existentes en la misma.

En una época totalmente digitalizada como la que vivimos, aumentar las garantías de ciberseguridad (consulta este artículo sobre el aumento de los ciberataques en la pandemia) del almacenamiento de los documentos y archivos significativos de tu empresa se convierte en una tarea imprescindible. Además, ya no solo basta con un almacenamiento con garantías de estos documentos si no que, en determinados momentos, se hace necesaria una intervención notarial que certifique diversos puntos claves de los mismos como pueden ser la fecha de depósito y el contenido del mismo.

En base a estas necesidades, cada vez más demandadas por muchos de nuestros clientes, en Mailcertificado hemos desarrollado un nuevo producto llamado “DepósitoCertificado”. Este novedoso y moderno servicio permite al cliente una custodia de todos sus documentos con la garantía extras de seguridad ante posibles ciberataques o errores informáticos .

Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre él en esta nueva entrada de nuestro blog. ¡Adelante con el artículo!

¿En qué consiste el depósito y la custodia certificada de documentación?

Con este nuevo producto buscamos convertirnos en referentes en la seguridad de los documentos existentes en las empresas de nuestros clientes. Se trata de un producto de depósito de documentación a través del cual obtendrás una custodia e intervención notarial que certificará todo el contenido presente en estos documentos, el momento en el que se hizo el depósito y la autoría del mismo.

Las principales características de este nuevo servicios radican en:

  • Certificado del contenido depositado.
  • Sellado de tiempo.
  • Hasta 6 megas incluidos (ampliables).
  • Permite depositar absolutamente todo tipo de documentos: web, vídeo, sonido, texto, imágenes, presentaciones…
  • Depósito notarial de 5 años ampliable.
  • Opción de solicitar acta notarial.

usos

Ventajas extras de nuestro depósito certificado de documentación.

Todos nuestros servicios tienen ventajas asociadas a su utilización que aportan un valor extra al instalarlas en tu empresa. Estas son algunas de las más importantes en cuanto al depósito certificado de documentación:

  • Seguridad documental: podrás almacenar todo tipo de archivos de una manera segura y respaldada por nuestros servidores y notarios.
  • Oficina sin papel: a través de la implantación de este servicio podrás sustituir el almacenamiento físico de documentación reduciendo, de esta manera, el consumo de papel y obteniendo ventajas como: accesibilidad 24 h al día, desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo. Además, será un importante paso para adherirte a la cultura paperless que tanta presencia y tan de moda está en oficinas que tienen en cuenta la sostenibilidad del planeta.
  • Certificado del depósito: no tendrás que preocuparte, por cada depósito que realices obtendrás un certificado acreditativo de toda la información relevante que te permitirá, en un futuro, demostrar la existencia de esa documentación cuando se requiera por cualquier tipo de causa.

 

Algunos de los principales usos de nuestro depósito certificado de documentación.

Aunque los usos de este novedoso producto son inmensos y muy diversos dependiendo del tipo de empresa que lo requiera, te queremos exponer algunos de los usos más frecuentes para los que lo requieren nuestros clientes:

  • Depósito de proyectos, planos, estudios realizados, diseños y borradores…
  • Almacenamiento de todo tipo de contratos y comunicaciones pertenecientes a la empresa tras su digitalización.
  • Guardar documentos personales de una manera totalmente cifrada, segura y bajo la atenta mirada de un notario.
  • Custodia de documentos sensibles por derechos de autor como canciones, letras, vídeos o similares.
  • Depósito de copias de seguridad.
  • Almacenamiento de bases de datos.

Si quieres dar un giro de 180 grados al almacenamiento de la información de tu empresa, dando un paso hacia la digitalización y aumentando de manera considerable la seguridad de todos los procesos existentes en ella, no dudes en informarte acerca de este nuevo servicio. Contacta con nosotros y te informaremos sin ningún tipo de compromiso.

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