¿Cómo ayuda la firma electrónica a los departamentos de recursos humanos?

Departamentos de recursos humanos

La pandemia, una de los protagonistas (por desgracia) en el último año, ha obligado a departamentos de recursos humanos de empresas de todo el mundo a adaptar cambios totalmente necesarios que antes no se encontraban entre sus prioridades debido ,en parte, a la aparición del teletrabajo, la firma a distancia de contratos, ERTES y diversos procesos administrativos que han derivado de esta nueva situación.

Los departamentos de recursos humanos han cambiado y, con ellos, las herramientas utilizadas para que sus procedimientos lleguen a éxito tal y como indica el IV Estudio de la digitalización de los Departamentos de Recursos Humanos de la Fundación personas y empresas, aunque anota que únicamente el 35,44% de las empresas posee un presupuesto para la digitalización de sus departamentos de recursos humanos.

La transformación digital de los departamentos de recursos humanos pasa inevitablemente por la tecnología de la firma electrónica. En este nuevo artículo de nuestro blog, vamos a explicarte cómo los servicios de Mailcertificado, en especial la firma electrónica, ayudan y facilitan el trabajo de los departamentos de RRHH en todos sus ámbitos.

¡Adelante con el artículo!

La firma electrónica en departamentos de recursos humanos

Empresas de todos los tamaños y prestigios, incluidas las gigantes del mercado, han pasado de utilizar firmas con tinta a contar con servicios de un prestador de servicios confianza para la firma electrónica de documentos inherentes a su actividad empresarial debido a la validez legal de esta para la firma de contratos laborales entre muchos otros. Lo anterior, unido a la creciente digitalización de todos los procesos empresariales a nivel global y, también, en parte, gracias a la aparición de la pandemia la cual provocó que este tipo de tecnologías fueran implementadas urgentemente en muchas empresas del país, ha hecho que uno de los departamentos que más favorecido se ha visto y más utilidad le encuentra a la firma digital sea el departamento de recursos humanos.

Pero, si eres una empresa que aún no ha implantado un sistema de comunicaciones certificadas y contratos online te estarás preguntando: ¿cuáles son las ventajas y beneficios reales que puede obtener tu departamento de recursos humanos con la utilización de estos recursos? En Mailcertificado tratamos con empresas que quieren transformarse digitalmente y dejar atrás maneras más tradicionales de actuar, y sabemos perfectamente los beneficios que puede tener la implantación de las comunicaciones certificadas y firmas digitales. Te los detallamos a continuación.

Ventajas y beneficios de la firma electrónica en departamentos de recursos humanos.

Ventajas departamentos de recursos humanos

Acelera los procesos de incorporación y contratación de empleados

Cuando las empresas se esfuerzan por incorporar un nuevo candidato a su plantilla, hay numerosos documentos que han de ser firmados para que todo esté en orden y empezar cuanto antes (pólizas de seguros, contratos, cláusulas de no divulgación…etc). Como bien sabemos, estos procesos suelen alargarse en el tiempo y hacen que se acaben creando dudas e inseguridades en el nuevo fichaje.

Afortunadamente, los servicios ofrecidos en Mailcertificado para departamentos de recursos humanos brindan la capacidad de automatizar todas estas tareas administrativas tan tediosas y agilizar el papeleo, revolucionando la manera de funcionar de estos departamentos y, por consiguiente, dando una imagen de empresa puntera y moderna a los nuevos talentos. Gracias al proceso digital la firma de documentos podrá realizarse en menos de 1 minuto sin necesidad de descargar, imprimir, escanear ni reenviar ningún documento ni aplicación.

Accesibilidad

Los trabajadores de las plantillas de recursos humanos de todas las empresas se caracterizan por ser personas en constante movimiento y tránsito, siempre están viajando, realizando conferencias a lo largo y ancho del país y, normalmente, pasan poco tiempo en la empresa. Por ello se hace más que necesario que el acceso a los documentos que utilizarán en su trabajo pueda hacerse desde cualquier dispositivo, lugar y hora. Que un trabajador no se encuentre disponible en el departamento ya no será ningún problema con la adopción de un sistema de firma electrónica.

Ahorro de costes

Pasar de documentos firmados en papel para los que es necesario la obtención de una impresora, tinta y papel a tenerlo todo reflejado en la pantalla de tu ordenador, tablet o móvil supone un gran ahorro de los costes totales anuales, sin contar con los relacionados con los imputables a los traslados o a las horas dedicadas a la gesitón manual de la documentación.

Sigue el estado de tus documentos en tiempo real

Esperar la firma de un documento puede resultar agotador y es algo que preocupa mucho a los departamentos de recursos humanos, sobre todo en los momentos en los que se requieren de manera urgente. A veces es difícil saber si el firmante ha recibido tu archivo o no, pero con los servicios de firma digital sabrás en todo momento, a través del envío de notificaciones, cuál es el estado del documento, si ha sido entregado, leído o cualquier cambio realizado en él.

Centralización de documentos

La utilización de servicios como los ofrecidos por Mailcertificado permite a las empresas tener centralizados todos los documentos firmados de la empresa siendo accesibles a través de la nube. Además, nuestros servicios pueden integrarse fácilmente en cualquier CRM disponible en el mercado facilitando la gestión y la labor de los responsables de recursos humanos de tu empresa.

Disminución del error humano

Los procesos de firma digital disminuyen la intervención humana durante todo el procso, tanto en el momento del envío como en la firma, seguimiento y custodia posterior, lo que reduce al máximo la posibilidad de errores ya que todo se reduce a unos pocos clics.

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Mayor seguridad

Utilizando servicios de comunicaciones certificadas y firmas digitales, se proporciona una mayor seguridad (tan necesaria en estos tiempos) a los contratos y documentos utilizados. Cada uno de los documentos que se utilice para la firma electrónica irá acompañado de un documento probatorio que contenga todas las evidencias electrónicas de dicho proceso y que podrán ser mostradas antes el juez pertinente.

Certificación y custodia ante notario de la comunicación enviada

Nuestros servicios tanto de firma digital como de comunicaciones certificadas (ya sea esta mediante correo electrónico, sms, fax o burofax postal) se carcaterizan por la ventaja de dejar constancia y depósito ante notario tanto de la documentación que se envía para su firma como de la enviada con fines informativos, algo muy valioso para el departamento de recursos humanos por el trato continuo con áreas sensibles de la empesa.

Los casos más importantes de comunicación suelen estar ligados a avisos, sanciones, despidos, riesgos laborales o gestiones como la comunicación de un ERTE, pero existen otros como pueden ser los relacionados con vacaciones, bajas, formaciones internas o cambios en los protocolos de la empresa que necesitan ser enviados a la vez que se deja constancia de ello. El uso de las comunicaciones certificadas permite en estos casos rapidez en su envío, trazabilidad total y constancia de lo comunicado ante notario.

Preocupación por el medioambiente

Sabemos que en todos nuestros artículos hacemos mención a este tema pero nos parece un factor tan a tener en cuenta que queremos que todo aquel que nos lea y que pueda formar parte de nuestra cartera de clientes esté informado de las grandes ventajas ambientales de reducir el consumo de papel en las empresas.

Los departamentos de recursos humanos son uno de los que más gasto de papel realizan, cosa que cambia drásticamente con la implementación de nuestros servicios de firma digital y comunicaciones certificadas. Si quieres profundizar más en el término paperless y saber qué es y cómo implantarlo en tu empresa, dedicamos hace unos meses un artículo completo a ello que puedes consultar haciendo clic aquí.

¿A quién no le gusta formar parte de una empresa que se implique en la conservación del medioambiente?

 

¿Necesitas implantar este tipo de servicios en tu empresa pero no acabas por decidirte? Solicita una prueba gratuita de nuestros servicios en este enlace.

¡Nos leemos en el próximo artículo!

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