¿Cómo ayuda la firma electrónica a los departamentos de ventas?

Departamento de ventas

El uso de comunicaciones certificadas, firmas digitales y contratos online se ha convertido en uno de los recursos más usados por empresas que quieren mejorar de manera considerable sus departamentos de ventas. Estos departamentos se encuentran diariamente con una gran cantidad de documentos de cuyo tratamiento depende en gran medida su éxito y, por consiguiente, el de la empresa. Pero, ¿cuáles son las herramientas que los máximos responsables pueden y han de utilizar para mejorar y agilizar estos procesos? la respuesta es rotunda: el uso de las comunicaciones certificadas y, en especial, de la firma digital.

La implementación de este tipo de comunicaciones y de firmas digitales trae consigo numerosas ventajas y beneficios para empresas que apuestan por aumentar la eficiencia de sus departamentos de ventas. En este nuevo artículo queremos mostrarte cómo pueden ayudar los servicios de Mailcertificado a los departamentos de ventas de empresas de todo el mundo y cuáles son los más utilizados por las mismas.

¡Adelante con el artículo!

Servicios de MailCertificado más utilizados por los departamentos de ventas.

Despartamentos de ventas

Aunque por normal general casi todos los servicios de los que disponemos en Mailcertificado son bastante utilizados por los departamentos de ventas, hay uno que destaca sobre el resto y es la firma digital y electrónica, te explicamos por qué y cómo puede ayudar a tu equipo de ventas instaurarla en tu empresa.

Firma digital y electrónica

La alta cantidad de documentos y clientes con los que se comunican los comerciales y responsables de ventas de los departamentos comerciales de cualquier empresa hace que la correcta gestión de los mismos se convierta en pieza clave para la consecución de los objetivos marcados. Hasta hace relativamente poco el cierre de acuerdos, de negociaciones y otro tipo de procesos importantes para estos departamentos solían realizarse de manera presencial haciendo que el proceso de compra se alargara en el tiempo y se ralentizara el cierre de las ventas.

La llegada de los servicios de firma digital (firma digital de contratos, pólizas, consentimientos y mandatos SEPA entre muchos otros) supuso un impulso a este tipo de procesos e hizo que los equipos de ventas de las empresas los acabaran considerando un punto esencial en el que apoyarse dada la reducción de tiempos y el aumento de ventas cerradas que suponen. El simple hecho de no tener que desplazarse al lugar dónde el cliente se encuentra es un importante punto a favor para comerciales que ven este recurso como una manera de optimizar el escaso tiempo del que disponen.

Los flujos de trabajo manual acaban disminuyendo las oportunidades de ventas de las que se puede llegar a disponer lo que acaba resultando en posibles pérdidas de ganancias. Por ello, muchas de estas empresas han acabado apostando por las firmas digitales y los servicios de comunicaciones digitales certificadas para mejorar su productividad y facilitar el trabajo de sus empleados. Además, como ya te comentamos en este artículo, acerca más a las empresas a la cultura paperless, que es sumamente beneficiosa para el medioambiente y las empresas en sí. Consulta aquí el impacto en el medioambiente de la digitalización de procesos.

Hay numerosas ventajas que trae consigo instaurar servicios de firma digital y electrónica en tu empresa. A continuación te mostramos las más importantes y sus correspondientes explicaciones:

Eficiencia

Como posible responsable del departamento de ventas de una empresa, sabrás mejor que nadie cómo el finalizar una venta de cualquier tipo puede convertirse en una pesadilla que, además de consumir tiempo y recursos, se encuentra rodeada de un lento y tedioso proceso burocrático. De esta manera, acabas dedicando demasiado tiempo a tareas administrativas repetitivas en lugar de centrarte en lograr objetivos efectivos. Por ello, la introducción de firmas digitales y comunicaciones electrónicas certificadas puede ser un enorme paso para acelerar los procesos que rodean a tu departamento de ventas.

Con las firmas electrónicas bastan apenas unos minutos para firmar, por ejemplo, un contrato. El trámite que supone la culminación de todo el proceso comercial y de ventas se convierte en algo sencillo, rápido y nada tedioso tanto para los empleados como para los clientes. El proceso de firma de los contratos se realizará de una manera mucho más automatizada y facilitará muchísimo el día a día.

Además de un aumento de la eficiencia también se produce un ahorro de costes frente al envío físico tradicional.

Experiencia del usuario

UX departamentos de ventas

La percepción que obtendrá el cliente al interaccionar con tu negocio será mucho más positiva y dará una sensación de modernidad que no obtendrías sin la implementación de las firmas digitales y las comunicaciones certificadas. Al fin y al cabo contar con este tipo de servicios da la seguridad de que los documentos podrán firmarse en cualquier momento y en cualquier lugar utilizando además cualquier tipo de dispositivo. Deja atrás las grandes cajas de cartón llenas de contratos ya caducados y tan difíciles de localizar, envía el contrato por correo electrónico, sms o en tu propia web y cierra el trato en unos segundos.

Gracias a estos métodos, el cliente final se ahorra tanto los posibles traslados para la firma como, en el caso de recibirlo por correo postal el tener que cumplimentarlo, firmarlo y volver a enviarlo. De esta forma, incluso se mejora el envío tradicional de contratos por email, ya que estos obligan al cliente a realizar acciones manuales como imprimirlo, firmarlo, ecanearlo y volver a enviarlo. Evítale todos estos pasos a tu cliente y permite de esta forma a tu equipo de ventas cerrar contratos en pocos clicks.

Realiza un seguimiento del proceso de manera sencilla

Realizar un seguimiento del progreso de una venta es una manera de tener controlados todos los procesos de tu empresa y de saber el desempeño de clientes y empleados. Sin lugar a dudas se convierte en una manera de evaluar la eficiencia de la empresa. Además, también ayudará a mejorar el flujo de trabajo de los empleados de tu empresa logrando automatizar numerosos procesos que antes eran más difíciles de conseguir.

Mediante los procesos digitales de firma se puede obtener un seguimiento total de todos los pasos que se generan y casi en directo, conociendo cuando se ha enviado, si se ha accedido a su lectura, si se ha procedido a su firma o, en caso contrario, conocer en que fase se ha quedado paralizado el proceso de la firma del contrato,

Diferénciate de tu competencia

El tener un proceso de compras bien organizado y estructurado es un factor diferencial que marca la diferencia entre ganar y perder clientes. Además, como a todos nos suele pasar, firmar documentos es una de las tareas que más “molesta” a los clientes en caso de hacerla de manera manual y en papel. Al instaurar un sistema de firma digital y comunicaciones certificadas no solo te beneficias de los procesos que facilita si no que aporta a tu empresa una imagen y percepción por parte del cliente muy positiva y que logrará hacer que destaques frente a la competencia que se centra en procesos más anticuados y tradicionales.

Legalidad

El respaldo legal que ofrece para empleados y clientes el uso de las firmas digitales es esencial para completar de manera segura cualquier tipo de transacción inherente a tu negocio ya que dejamos registro ante notario de todo lo ocurrido durante el proceso de firma y emitimos copia tanto emisor como receptor de la documentación firmada. Las soluciones que ofrecemos en Mailcertificado están plenamente respaldadas de manera legal y podrán ser utilizadas frente a cualquier tribunal.

Almacenamiento en la nube

Utilizando los servicios de Mailcertificado, todos los documentos quedarán almacenados en la nube reduciendo de esta manera la presencia de papel “inservible” en tu oficina y ayudando a reducir el impacto medioambiental de las oficinas de hoy en día. Toda esta documentación estará custodiada por nosotros mismos y nuestra red de notarios y de respaldos, pero siempre al alcance del emisor.

Posibilidad de integrar nuestras soluciones con otras aplicaciones o CRM

La gestión de los clientes en la mayoría de las empresas suele hacerse a través de alguna herramienta específica que facilite la labor de los integrantes del departamento de ventas. En Mailcertificado ofrecemos la posibilidad de integrar nuestros servicios en vuestras plataformas CRM sin ningún tipo de complicación.

Automatización de procesos y eliminación de fallos humanos

Este tipo de servicios agilizan muchísimos procesos de tu empresa, consiguiendo incluso automatizar ciertas acciones como, por ejemplo, el envío de renovaciones automáticas de contratos cuando la fecha deseada llega. Este tipo de automatizaciones acaban reduciendo los fallos humanos de tu plantilla y, por lo tanto, aumentan la satisfacción del cliente y la percepción positiva de la empresa por parte del consumidor.

La mayor agilidad a la hora de enviar cualquier tipo de comunicaciones también es una consecuencia directa de la automatización y de la implementación de los servicios de Mailcertificado en tu empresa. Se pasa de un periodo de 5 días para obtener ciertos tipos de documentos firmados a obtenerlos en 5 minutos.

Sigue el estado de tus documentos en tiempo real

Esperar la firma de un documento puede resultar agotador y es algo que preocupa mucho a los departamentos de ventas. A veces es difícil saber si el firmante ha recibido tu archivo o no, pero con los servicios de firma digital sabrás en todo momento, a través del envío de notificaciones, cuál es el estado del documento, si ha sido entregado, leído o cualquier cambio realizado en él.

Ahorro de costes

Pasar de documentos firmados en papel para los que es necesario la obtención de una impresora, tinta y papel a tenerlo todo reflejado en la pantalla de tu ordenador, tablet o móvil supone un gran ahorro de los costes totales anuales, sin contar con los relacionados con los imputables a los traslados o a las horas dedicadas a la gesitón manual de la documentación.

Certificación y custodia ante notario de la comunicación enviada

Nuestros servicios tanto de firma digital como de comunicaciones certificadas (ya sea esta mediante correo electrónico, sms, fax o burofax postal) se carcaterizan por la ventaja de dejar constancia y depósito ante notario tanto de la documentación que se envía para su firma como de la enviada con fines informativos.

 

¿Necesitas implantar este tipo de servicios en tu empresa pero no acabas por decidirte? Solicita una prueba gratuita de nuestros servicios en este enlace.

¡Nos leemos en el próximo artículo!

 

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