Cultura paperless: qué es y cómo implantarlo en tu empresa

Paperless

La paulatina digitalización de las empresas en los últimos años, unido a la fuerte apuesta de muchos negocios en contribuir a un futuro con un impacto medioambiental mucho menor, ha llevado a la aparición de un término que puede ser tendencia y que debería ser adoptado por tu empresa lo antes posible: el paperless.

Si estás leyendo este artículo, hazte una pregunta; ¿crees que podrías reducir tu consumo de papel diario sin que ello afectara directamente al desempeño de las funciones de la empresa que diriges o en la que trabajas? Sea tu respuesta afirmativa o negativa, lo que está claro es que reducir el impacto medioambiental debería ser una prioridad al menos en el medio plazo para todas las corporaciones. Hoy día, gracias a la constante evolución de los procedimientos tradicionales de la empresas, reducir de manera significativa el consumo de papel no se convierte en algo tan descabellado como a priori puede parecer.

En Mailcertificado, llevamos años ofreciendo servicios cuya utilización acaba traduciéndose en un consumo menor de papel en las oficinas. Por ello, queremos explicarte qué es la cultura paperless y cómo puedes implantarla en tu negocio.

¡Adelante con el artículo!

¿En qué consiste la cultura paperless?

Go paperless

Sea cual sea el sector de tu empresa y, aunque en determinados modelos de negocio el consumo de este material sea mucho mayor que en otros, es difícil imaginar la cantidad de facturas, contratos, firmas de acuerdos y transacciones que pueden realizarse a lo largo de un año. Es frecuente que todos estos recursos acaben plasmados en papel y que, tarde o temprano, acaben de tener validez o caduquen y acaben en la trituradora de tu oficina. Buena prueba del gran consumo es el estudio de Statista en el que podemos apreciar como el gasto de papel y cartón en España no ha disminuido en los últimos años sino que, por el contrario, ha incrementado.

La cultura paperless es una tendencia global que nace de las necesidades medioambientales y organizativas de las empresas modernas. Su objetivo, tal y como refleja la traducción de este término anglosajón, es transformar la forma en la que se gestiona el papel en una empresa para disminuir su consumo y se hace apostando fuertemente por la digitalización de las organizaciones y de los procesos que las componen.

Ventajas y beneficios de instaurar la cultura paperless en tu empresa

A veces no es nada fácil, en una oficina que lleva toda la vida gastando grandes cantidades de papel para realizar su actividad, dar el cambio y apostar por una nueva forma de llevar el negocio. Pero, además de los beneficios sostenibles que aporta al mundo y lo moralmente correcto que es esta práctica, también aporta grandes ventajas al día a día de tu empresa por los siguientes motivos:

  • Seguridad: aunque anteriormente se pensaba que plasmarlo todo de manera escrita era la manera más segura de conservar tus documentos, el mundo ha cambiado y el almacenamiento digital permite tenerlo todo controlado y localizado. Además, podrás saber quién, cuándo, cómo y desde dónde se accede a esta información en la nube.
  • Agilizar procesos: la consulta de cualquiera de los documentos digitalizados se hace mucho más simple y amena que la tediosa búsqueda de documentos en papel que todos conocemos. Esto, acaba aumentando la productividad gracias a la fácil accesibilidad de la que se dispondrá.
  • Operaciones digitalizadas: si se apuesta por la digitalización total de los procesos de la empresa, el valor añadido que se obtiene es indiscutible. Se pueden firmar documentos de manera electrónica desde cualquier lugar del mundo, se reduce el plazo de algunas transacciones y operaciones y, en definitiva, se llega a un nivel de optimización mucho mayor.
  • Los costes del papel, la tinta y el mantenimiento de impresoras y dispositivos que mantienen el flujo de papel de tu empresa activo se acaban convirtiendo en un pellizco importante. Con soluciones que tengan en cuenta el consumo de papel en tu empresa se ahorrarán grandes sumas de dinero a largo plazo.
  • Reducción del impacto medioambiental de la empresa.
  • Tu oficina se volverá más espaciosa y podrás darle un uso totalmente distinto a espacios antes ocupados por grandes cantidades de papel.

¿Cómo adoptar esta cultura paperless en tu empresa?

Oficina Paperless

Sabemos que es muy fácil pensar en instaurar una filosofía paperless en la que el uso del papel sea cada vez menos relevante y dónde las tecnologías sustituyan herramientas más tradicionales pero, a la hora de la verdad, a muchos negocios y empresas se les hace difícil realizar este gran cambio. Nosotros, como empresa que se dedica a servicios que de manera directa favorecen la reducción del consumo de papel, queremos compartir contigo una serie de consejos que te ayudarán en este sentido, te los detallamos a continuación:

  • Almacenamiento en la nube: olvídate de guardar todos lo documentos importantes de tu empresa en archivadores, carpetas o grandes cajas. Contrata un buen servicio de almacenamiento en la nube en el que tengas todo localizado a golpe de clic. Hay numerosas empresas en la red que se dedican a ello, entre las más famosas encontramos Accenture, Dropbox o Ionos, cada una de ellas con planes personalizados para distintos tipos y tamaños de negocios.
  • Herramientas y formación: no asumas que los trabajadores de tu empresa sabrán, desde un primer momento, cómo conseguir minimizar el uso del papel en la oficina. Para ello hace falta obtener herramientas que faciliten la formación de los empleados en este aspecto e instrucciones claras para que las puedan aplicar y comprender. No estaría de más utilizar una serie de normas que la plantilla debiera seguir con este fin.
  • En caso de utilizar papel en momentos en los que sea indispensable, asegúrate de hacerlo con papel reciclado.
  • El uso de equipos portátiles y tabletas hace que sea más fácil integrar los nuevos cambios sin que el impacto en los trabajadores sea muy grande.
  • Establece metas en calendarios para cambios incrementales: al principio, el uso de papel irá disminuyendo poco a poco, pero con el tiempo, esta disminución se hará más evidente conforme los cambios en la empresa se estandaricen y se vuelvan accesibles para toda la plantilla.
  • Uso de certificado electrónico y firma electrónica: uno de los principales cambios a realizar por tu empresa para poderse adaptar perfectamente a la cultura paperless, es contar con un prestador de servicios de confianza que digitalice la firma de tus contratos y documentos, tus comunicaciones certificadas y que, en general, este respaldando cada uno de los pasos que necesites dar para conseguir el objetivo. Prueba nuestros servicios con un crédito inicial gratuito haciendo clic aquí.

Aún hay mucho que hacer para que el consumo de papel se reduzca de manera considerable en todo el mundo, desde Mailcertificado te animamos a que, dentro de tus posibilidades, intentes instaurar procedimientos que tengan en cuenta la cultura paperless en tu empresa.

¡Nos vemos en el siguiente artículo!

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